Na górę
Strony MTS wykorzystują pliki cookies.
Używamy informacji zapisanych za pomocą cookies i podobnych technologii m.in. w celach reklamowych i statystycznych. W programie służącym do obsługi internetu można zmienić ustawienia dotyczące cookies.
Korzystanie z naszych serwisów internetowych bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zapisane w pamięci urządzenia.
Strona główna

Jedna firma
wiele możliwości

Vademecum wystawcy

1. Targi nie mają alternatywy
Zdecydowałeś się na targi? Gratulacje! Wybrałeś najbardziej atrakcyjny sposób komunikowania się z rynkiem, ponieważ w najważniejszych parametrach marketingowych targi nie mają sobie równych. [więcej]

Choćby dlatego, że mają najwyższą, po sprzedaży bezpośredniej, skuteczność w samym procesie sprzedaży. I znane są jako źródło wysokich zysków, bo generują średnio około 20 procent kontaktów handlowych. Okazuje się, że kontakty na targach są o połowę tańsze, niż tradycyjne wizyty u potencjalnych klientów. Potwierdziły to wyniki badań renomowanych instytutów rynkowych na całym świecie. Możesz to sprawdzić: http://www.polfair.com.pl.

Nowoczesny marketing zmienia się każdego dnia. Trudno nadążyć. Co jeszcze wczoraj było w marketingu atrakcyjne i skutecznie - jutro staje się banalne i mało chwytliwe. Co zatem jest kluczem do sukcesu? Właśnie targi. Najlepsza platforma marketingu bezpośredniego. Najbardziej użyteczny marketing naszych czasów. I najbardziej intrygujący.
Odkryj targi dla siebie. Od początków cywilizacji odbyły się miliony targów, ale kamień filozoficzny targów nie został jeszcze wynaleziony. Może Ty go znajdziesz?

2. Targi się opłacają. To procentuje! Żadne inwestycje w marketing nie są tanie. Ale jedne opłacają się bardziej, inne mniej. Wszystkie są z natury ryzykowne, a zdarzają się nawet niebezpieczne. Wszyscy wiedzą, że najbezpieczniejsze są statki mocno zacumowane w portach. Tylko, czy po to buduje się statki? [więcej]

Światowe badania wykazują (sprawdź: http://www.polfair.com.pl), że na targi wydaje się średnio około 9 procent rocznych budżetów marketingowych. Policzono, że te 9 procent budżetu przynosi korzyść w wysokości 23 procentowego wzrostu działalności.

W czerwcu 2005 roku Pentor , po pięciu latach, powtórzył badania wśród polskich wystawców. Okazało się, że ponad połowa krajowych wystawców potwierdza, że targi oszczędzają czas i pieniądze, ponieważ w jednym miejscu i czasie gromadzą dostawców i odbiorców. W 2000 roku było o tym przekonanych 46,4% badanych. Wystawcy są bardziej przekonani, że targi dostarczają aktualnych informacji o trendach i kierunkach rozwoju: sądzi tak 65,7% badanych, pięć lat temu 46,9%. Że targi są najlepszą okazją do bezpośrednich spotkań uważa dziś 57,7%, w roku 2000 myślało tak zaledwie 30,0%. Targi mają znaczący wpływ na decyzje o dokonaniu zakupów - mówi 39,9% wystawców, tymczasem pięć lat temu było o tym przekonanych ledwie 28,4 % . Funkcję informacyjną targów podkreśla 55,3%, a w 2000 roku zwróciło na to uwagę 48,4%.

Jakkolwiek by nie liczyć - targi to opłacalna inwestycja. Zatem wystawiaj się i ... kalkuluj. Badanie skuteczności udziału w targach jest najlepszym sposobem na frustrację wystawców. Profesjonalni wystawcy znają pojęcie 'kalkulatora targowego', który oparty jest o zasadę relacji kosztów do uzyskanych wartości. Jeśli masz rezultat i cenę, jaką zapłaciłeś - możesz obliczyć stopę zwrotu z tej inwestycji. Najczęściej jednak wystawcy kierują się własnymi kryteriami oceny skuteczności udziału w targach.

Przede wszystkim policz, ile musisz zapłacić:

organizatorowi targów za wynajętą powierzchnię wystawienniczą, media (infrastrukturę) oraz pozostałe koszty uczestnictwa, jak: wpis do katalogu, reklama w katalogu lub na terenie targów, karty parkingowe, karty wjazdu, służbowe karty wstępu ponad przysługujący limit itp. za zbudowanie stoiska, ale masz kilka wariantów: budowa we własnym zakresie albo zlecenie zabudowy wyspecjalizowanej firmie, własne stoisko lub wspólne, z bogatą aranżacją, czy skromniejsze, duże - małe personelowi - wynagrodzenie, diety, zakwaterowanie koszty eksponatów: transport, montaż - demontaż, ubezpieczenie reklama, materiały promocyjne, eventy pozostałe koszty - według programu.

Pamiętaj, że tzw. cena metra kwadratowego powierzchni targowej to tylko pojęcie umowne. W istocie są to również koszty działalności marketingowej organizatora, zapewniające targom frekwencję i reklamę. Płacisz za zorganizowanie Ci kontaktów z rynkiem. Teraz wiesz, dlaczego najtańsze targi nie zawsze są dobrymi targami. Suma kosztów zależy od Twojego planu i zamiaru. Rzecz jednak w tym, że za te same pieniądze nie kupisz porównywalnych korzyści, na przykład przez reklamę w prestiżowych mediach, jak telewizja czy wysokonakładowe czasopisma.

3. Najważniejszy jest pomysł Udział w targach należy zaplanować. Planowanie, wdrażanie i ocena rezultatów to trzy konieczne etapy związane z uczestnictwem w targach. Targi to przecież inwestycja marketingowa. Im staranniej przygotujemy się do targów , im więcej czasu poświęcimy planowaniu - tym owocniejszy będzie nasz udział. Zbuduj własną koncepcje wystąpienia targowego, swój model teoretyczny, i zgodnie z tym podejmuj konkretne decyzje. [więcej]

Przede wszystkim zastanów się nad celem swojego udziału w targach. To najważniejsze. Zacznij od przemyślenia najważniejszych potrzeb i problemów Twojej firmy. Rozważ, które z nich możesz zrealizować i rozwiązać na targach. Spróbuj przewidzieć efekty. Weź pod uwagę, że jednorazowy udział w targach to zazwyczaj stracone pieniądze i zaprzepaszczone szanse.

Targi w swoim katalogu marketingowym mają ponad 20 celów, które pogrupowano w sześciu podstawowych zakresach: w zakresie sprzedaży, kontaktów z klientami, badania rynku, tworzenia marki, dystrybucji oraz reklamy, promocji i public relations. Przeanalizuj cele szczegółowe, korzystając ze stron internetowych Polskiej Korporacji Targowej.

Wszystkich naraz nie osiągniesz. Zdecyduj się na jeden, może dwa - trzy, ale konkretne i jasno sformułowane. Takie, których efekty dadzą się policzyć. Żeby potem się nie oszukiwać, że wszystko się udało. Albo, co gorzej, nie obwiniać targów, że są mało skuteczne. Na przykład, możesz wybrać któryś z tych: zwiększenie udziału w rynku, odzyskanie dawnych klientów lub dotarcie do nowych, prezentacja nowości rynkowych, budowanie wizerunku, kontakt z konkurencją, utrwalanie więzi z mediami, a nawet motywowanie własnych pracowników. W ramach marketingu wewnętrznego. Pozostałe cele zaplanuj sobie na następne targi. Jeśli już określiłeś swoje cele - to opracuj własną taktykę, jak dojść do największych efektów. Jakich sposobów, środków i narzędzi użyć, żeby swój cel zrealizować. Miej koncepcję.

4. Wybierz targi dla siebie Znasz już swoje cele. Teraz wybierz targi, które najlepiej te cele zrealizują. Miej na uwadze, że każdego roku w Polsce, w 15 miastach, odbywa się prawie 250 targów w 55 branżach. Możesz mieć kłopot z wyborem, ale masz znakomite źródło informacji: terminarz 'Targi w Polsce', wydawany corocznie przez Polską Korporację Targową. [więcej]

Co, gdzie, kiedy, za ile i z jaką frekwencją. To jest policzone i sprawdzone. Wszystkie informacje są w standardzie europejskim. Pełen audyt. Zwróć uwagę, że wiele targów jest wyróżnionych specjalnym znakiem 'Targi z rekomendacją Polskiej Korporacji Targowej'. Oznacza to, że te imprezy spełniają najwyższe kryteria ustanowione dla targów w Polsce. Jeśli jeszcze masz wątpliwości, zadzwoń do swoich klientów. Zapytaj, które targi preferują i gdzie chcieliby się z Tobą spotkać. Każde targi mają swoją legendę i swoją plotkę. Do Ciebie należy decyzja, czy wybierzesz targi duże, reprezentatywne dla Twojej branży - czy znacznie skromniejsze, ale w regionie zdominowanym przez Twoich klientów. Popytaj również wystawców, którzy mają doświadczenie targowe i na niejednych targach bywali.

Skontaktuj się z najważniejszymi organizatorami targów w Twojej branży. Poproś o materiały informacyjne. Dokładnie zapoznaj się z ofertą, regulaminem i dokumentacją targów. Zwłaszcza z programem. Zainteresuj się, czy są to tzw. 'targi plus', którym towarzyszą dodatkowe atrakcje i wydarzenia, jak kongresy, seminaria, zjazdy i sympozja. To Twoja dodatkowa, profesjonalna publiczność. Staraj się maksymalnie wykorzystać promocje i propozycje ze strony organizatora targów. Umów się na spotkanie, poznaj się osobiście z szefem imprezy, pracownikami marketingu i biura prasowego. Nie bądź anonimowym wystawcą.

5. Ustal program Przemyśl, jak chcesz być obecny na targach. Jaka jest Twoja wizja i program pobytu. Chcesz wywołać duże wrażenie, czy działać skromnie? Preferujesz widowiska, czy wolisz wyglądać rzeczowo? Uwzględnij, że targi to event, wydarzenie i... rozrywka. [więcej]

Że akurat nie dla Ciebie? Nic podobnego. Zaplanuj luz. Dzisiejsze targi to wręcz festiwal marketingu. Jak festiwale filmowe, gdzie trzeba sporo nagłówkować, żeby się przebić.

Do rozstrzygnięcia jest wiele spraw. Na przykład stoisko: samodzielne czy wspólne, wyspowe czy w szeregu? Zorientowane na prezentację nowego produktu albo nastawione tylko na informację? Z możliwością degustacji i demonstracji, a może nawet sprzedaży, jeśli organizator dopuszcza.

Zbierz wszystkie założenia i ustal program. To podstawa Twojego planu działania, który będzie miał wpływ na kształt stoiska, pracę personelu, public relations, koszty i rezultaty.

Budując program nie zapomnij o Internecie. To fascynujący środek przekazu i znakomite miejsce do promocji Twojej obecności na targach. W ten sposób możesz się dowiedzieć, jakie jest zainteresowanie Twoim udziałem w targach i nawiązać pierwsze kontakty. Koniecznie w swój targowy scenariusz wpisz e-maile jako sposób na umawianie się z klientami na stoisku.

Współczesny biznes najlepiej nagradza trafione pomysły. Ale trzeba wiedzieć, jak je zrealizować.

6. Twój targowy terminarz Spisz krok po kroku wszystkie zadania, czynności i terminy. Podstawowe zadania to: zgłoszenie udziału w targach, decyzje w sprawie stoiska (kto będzie je budował), dobór personelu do obsługi stoiska, szkolenie obsługi, rezerwacja noclegów, promocja przed rozpoczęciem targów (materiały prasowe, zaproszenia do klientów, informacja w Internecie), eksponaty i ich ubezpieczenie, organizacja pracy stoiska, materiały targowe (prospekty, foldery, katalogi), działania po targach. [więcej]

Targi mają swój termin, ale w praktyce przygotowania do targów trwają cały rok.

Klasyczne, wzorcowe kalendarium wygląda tak:
(źródło: materiały szkoleniowe Międzynarodowych Targów Poznańskich)

8-12 miesięcy przed targami:

  • ustalić cele
  • wybrać targi
  • zdecydować się na formę udziału (stoisko własne lub wspólne np. w ramach izby, zrzeszenia, grupy producentów)
  • określić wielkość, rodzaj, położenie stoiska.


6-8 miesięcy przed targami:

  • zgłosić uczestnictwo w targach
  • odebrać potwierdzenie udziału i lokalizację naszego stoiska


6 miesięcy przed targami:

  • zaplanować koncepcję stoiska (projekt, architektura, wyposażenie, eksponaty)
  • zlecić budowę stoiska firmie lub przygotować się do samodzielnego wykonania
  • wdrożyć koncepcję reklamy na targach i czasopismach branżowych
  • przygotować materiały reklamowe
  • wybrać personel stoiska
  • zarezerwować noclegi
  • ustalić listę gości i klientów, których zaprosisz


Dwa miesiące przed targami:

  • rozpocząć e-mailowy kontakt z klientami
  • przeszkolić obsługę stoiska
  • zamówić transport


Miesiąc przed targami:

  • ustalić terminy spotkań z klientami
  • wysłać zaproszenia
  • skompletować potrzebne materiały reklamowe, promocyjne, biurowe, kuchenne oraz artykuły spożywcze
  • pobrać od organizatora targów listę firm i plan zabudowy naszego pawilonu.


Tydzień przed targami:

  • przypomnieć się telefonicznie zaproszonym gościom i klientom
  • potwierdzić lub ustalić dokładne terminy spotkań
  • sprawdzić, jak postępują prace przy budowie naszego stoiska na terenach targowych
  • dokonać ewentualnych korekt w aranżacji stoiska


To jest ogólne, przykładowe kalendarium. Bywa i tak, że na targi można się zgłosić na miesiąc przed terminem, że firma wystawiennicza zaprojektuje i zbuduje stoisko w kilka dni. Ale w takich sytuacjach najczęściej nie mamy możliwości wyboru dobrej lokalizacji stoiska, korzystania z rabatów itp.

Oby nas nie zwiodły również nadzwyczaj skromne stoiska konkurencji, zwłaszcza zagranicznej, na dwa dni przed targami. Najnowszym zwyczajem zachodnim - konkurenci potrafią na kilka godzin przed otwarciem całkowicie zmienić aranżacje swojej ekspozycji. Taki spryt marketingowy.

7. Stoisko też srzedaje Żaden poważny przedsiębiorca nie przyjmuje swoich klientów na targowej ławeczce przy grilu. Od tego są stoiska targowe, takie szczególne miejsca pracy, które dodatkowo spełniają jeszcze wiele funkcji marketingowych. Stoisko jest ważnym elementem marketingu targowego, kwintesencją firmy i jej wizytówką. Ale nie rezydencją. [więcej]

Wielkość, rodzaj, położenie stoiska, architektura, program ekspozycji, także praca i organizacja stoiska muszą klarownie ilustrować Twoje cele.

Z jednej strony projekt stoiska i jego techniczne wykonanie muszą być bez zarzutu i nie ustępować konkurencji, z drugiej zaś stoisko musi wspierać Twoją koncepcję wystąpienia targowego i wychodzić naprzeciw oczekiwaniom klienta. Musi przemawiać do naszych zmysłów i apelować do emocji.

Tak to już jest, że klienci i konsumenci zapamiętują Twoją firmę i markę tak, jak ją postrzegają na targach. Stoisko też sprzedaje. Dlatego projektowanie i budowę stoiska należy powierzyć fachowcom.

Polska Korporacja Targowa wydaje systematycznie 'Informator przedsiębiorstwach usług targowych'. Jest to wykaz najlepszych w Polsce firm zajmujących się wystawiennictwem. Wiele z nich to laureaci prestiżowych wyróżnień 'Lider Usług Targowych' i 'Stoisko Roku' oraz polskich i europejskich medali za najlepsze stoisko targowe. W 'Informatorze' najlepsze z tych firm oznaczone są prestiżowym znakiem 'Stoiska z rekomendacją Polskiej Korporacji Targowej'. Nie zawiedziesz się, jeśli uzgodnisz z nimi czego oczekujesz i jaki masz budżet.

8. Uwaga na zwiedzających Do klientów można docierać na setki różnych sposobów: przez pocztę, sprzedaż osobistą, promocję, reklamę w mediach, Internet, reklamę mobilną i zewnętrzną. Jednak marketing nie polega na tym, żeby robić cokolwiek, byle sprzedać. [więcej]

Raz sprzedać każdy potrafi. Ale dotrzeć do klienta, żeby spotkać się twarzą w twarz (jak mówią marketingowcy: face- to-face), skłonić do zakupu, a potem ponownie się spotkać i znowu sprzedać - ta sztuka możliwa jest tylko na targach.

Zwyczajowo wszystkich gości targowych oraz odwiedzających targi zwykło się określać mianem 'zwiedzający'. Tymczasem najnowsze badania, również w Polsce, ujawniły, że przekraczający bramy targowe nie są już snującymi się bez celu gapiami. Szczegółowymi wynikami badań, które zaskoczyły nawet wytrawnych obserwatorów rynku targowego, dysponuje Polska Korporacja Targowa, ale w tym miejscu należy podkreślić, że dzisiejsza publiczność targowa to albo 'zwiedzający profesjonaliści', czyli zawodowo zainteresowani fachowcy, albo świadomi swych celów 'zwiedzający konsumenci' - wszyscy kompetentni, przygotowani i wprowadzeni w targi. Pewnie, że zdarzają się wyjątki, ale każdy zwiedzający jest klientem.

9. Obsługa stoiska Wybierz najlepszy personel. Targi to gra zespołowa. Nie kieruj nikogo na targi w nagrodę lub co najgorsze - za karę. Nie wyręczaj się stażystami. Do swojej targowej drużyny powołuj najlepszych fachowców. Bądź trenerem tego zespołu i menedżerem jednocześnie. Nic nie robi na targach tak złego wrażenia, jak znudzony, niekompetentny i nielojalny wobec firmy personel. [więcej]

Przy wyborze personelu stosuj regułę św. Benedykta:

  • czy kandydat ma zapał do wykonywania tej pracy,
  • czy jest zdolny do życia we wspólnocie, czyli do nawiązywania kontaktów,
  • czy jest gotów do spełniania wysokich wymagań, a więc czy jest sprawny,
  • czy jest fachowcem i profesjonalistą.


Targi to obszar ogromnej aktywności, bo trwają zaledwie kilka dni. Możesz ten czas stracić, możesz wiele zyskać. I zawsze będzie to ten sam czas. Monitoruj pracę zespołu. Codziennie sprawdzaj rezultaty. Wprowadź obowiązek pisemnych notatek z rozmów, które powinny zawierać: wszystkie możliwe dane o kliencie (łącznie z wizytówką), treść rozmowy oraz uzgodniony termin następnego kontaktu. I nie oceniaj pochopnie każdego dnia po tym, ile zebrałeś kontraktów, ale po tym, ile ich zapoczątkowałeś. Nawet te kontakty, które nie skończyły się ostatecznym rezultatem są śladem Twojej firmy i mogą być jak zasiane ziarna.

Każda z osób na stoisku powinna mieć przydzielone szczegółowe zadania, a wszyscy muszą być dobrymi sprzedawcami. Warto wiedzieć, że jeden sprzedawca może obsłużyć około 30 klientów dziennie, jeśli poświęci każdemu 5-10 minut na rozmowę. Badania dowodzą (np. publikacje Targów Monachijskich), że 60% potencjalnych klientów odchodzi, jeśli personel stoiska nie nawiąże z nimi kontaktu w ciągu jednej minuty!

Gość odwiedzający nasze stoisko podczas targów jest dla nas najważniejszy.

10. Media, public relations i zaproszenia To nieodzowna część planowania udziału w targach. 'Nawet Pan Bóg potrzebuje bicia w dzwony' - mówią spece od reklamy. Przygotuj oddzielne materiały dla mediów. I firmowe upominki. Skontaktuj się z biurem prasowym targów. Zapytaj o najdogodniejszy termin dla Twojej konferencji prasowej. [więcej]

Skorzystaj z listy dziennikarzy akredytowanych przy targach. Zaproś ich do swojego stoiska. Każda dziennikarska informacja w mediach o Twoim wystąpieniu to najbardziej wiarygodna promocja i reklama. Rasowy wystawca jest mistrzem przyjaźni z dziennikarzami targowymi, zwłaszcza z prasy branżowej. Pytaj redaktorów, czy Twoje stoisko jest atrakcyjne, zapraszające i przyjazne dla gości. Czy łatwo do ciebie trafić i czym się wyróżniasz.

Bądź profesjonalistą, nie zapominaj o niczym, zwłaszcza o zaproszeniach. Zdecydowana większość gości targowych ma zaplanowany pobyt na targach. Nie licz na atrakcyjne przypadkowe spotkania i wizyty. Zaplanuj swoje spotkania. Sporządź listę osób - klientów, kontrahentów, kooperantów i dystrybutorów, z którymi musisz się spotkać lub chciałbyś się spotkać. Bądź przygotowany na spotkanie z każdym, kogo zaprosiłeś. Listę zaproszonych przekaż każdemu z obsługi stoiska.

Zaproszenia starannie zaprojektuj i wydrukuj. To też forma promocji i okazja do nawiązania kontaktu.

Skoro już wiesz kogo i kiedy możesz się spodziewać, łatwiej zaplanujesz klarowny porządek dnia i unikniesz chaosu oraz pośpiechu. Może nie do końca, ale pozbędziesz się nadmiernej nerwowości. Targi to swoiste święto ze szczególnym klientem i atmosferą.

Zadbaj o dokumentację Twojego stoiska. Zrób zdjęcia ważnym gościom. Sfotografuj zainteresowanie eksponatami, stoiskiem, firmą. Wykorzystaj te ilustracje po targach: prześlij wraz z pozdrowieniami szczególnym gościom i klientom. Możesz je zamieścić w nowych prospektach, a przede wszystkim przekazać dziennikarzom i włączyć w swoje strony internetowe.

11. Targowy bilans. Wnioski i oceny Tak naprawdę, to najważniejsza część Twojej pracy rozpoczyna się po targach. To jest właściwy czas targowych żniw. W pierwszej kolejności musisz zająć się nowymi klientami, odpowiedzieć na zapytania, przesłać obiecane materiały i dopilnować umówionych terminów dostaw i spotkań. [więcej]

Po pierwsze oceń, w jakim stopniu udało się zrealizować własne cele, po drugie - jaki jest stopień efektywności finansowej Twojego wystąpienia. Policz kontakty, ewentualne kontrakty, monitoruj pracę firmy po targach, aby obliczyć w jaki sposób zwróciła się Twoja inwestycja w targi. Pamiętaj, że nie jest to inwestycja z natychmiastowym zwrotem. Zorganizuj spotkanie z obsługą stoiska, aby ocenić wspólną pracę i zebrać doświadczenia. Wyróżnij najlepszych. Zrezygnuj z nieprzydatnych. Zrób wszystko, żeby następne wystąpienie było jeszcze lepsze i bardziej owocne.

Opracowanie:Alojzy Kuca, Polska Izba Przemysłu Targowego